La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto, a partire dal 1° gennaio 2019, l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le operazioni B2B e B2C che intercorrono tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia, con esclusione dei contribuenti in regime di vantaggio e in regime forfettario.
La norma prevede l’obbligo di fatturazione elettronica relativa alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizi effettuate nei confronti di soggetti titolari di partita IVA e di privati consumatori residenti in Italia.
Il successivo Provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 ha definito le regole tecniche per l’emissione, la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche, il ruolo svolto dagli intermediari ed il sistema di conservazione messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate.
Gli intermediari devono essere autorizzati per la trasmissione o la ricezione delle fatture tramite una delega fatta rispettivamente dal cedente o dal cessionario, attraverso il sito web dell’Agenzia delle Entrate o presentando apposito modulo.
La fattura elettronica è un file in formato XML, deve essere trasmessa per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI) ed è da questo recapitata al soggetto ricevente. La trasmissione può riferirsi alla fattura singola o ad un lotto di fatture emesse nello stesso giorno nei confronti di un medesimo soggetto.
Predisposizione
La predisposizione della fattura può avvenire tramite:
- una procedura web;
- un’app utilizzabile da dispositivi mobile;
- un software da installare su PC.
In alternativa, è possibile utilizzare software privati ma devono rispettare le specifiche tecniche contenute nell’allegato del Provvedimento (a tal proposito si consiglia di contattare al più presto il produttore del software gestionale già in uso).
La data di emissione, ai fini dell’individuazione del momento di esigibilità dell’IVA, è la data indicata nel relativo campo della fattura elettronica.
Una volta predisposta, la fattura elettronica deve essere trasmessa al SdI, dal soggetto obbligato ad emetterla oppure da un intermediario autorizzato.
Trasmissione
Per trasmettere una fattura si può utilizzare:
- PEC;
- servizi web o mobile messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
- sistema “web service”;
- sistema di trasmissione dei dati basato su protocollo FTP.
Le ultime due modalità richiedono un preventivo accreditamento, con il quale viene assegnato un codice numero di 7 cifre, cd. “Codice Destinatario”.
Controlli
A seguito della trasmissione, il SdI effettua i controlli sul file della fattura elettronica. In caso di mancato superamento dei controlli, entro 5 giorni, il Sistema emette una “ricevuta di scarto” e la fattura si considera non emessa. L’Agenzia delle Entrate, in un recente incontro con la stampa specializzata, ha chiarito che in tal caso l’emittente avrà 5 giorni di tempo per trasmettere la fattura elettronica corretta, senza incorrere in sanzioni.
Recapito
Superati i controlli, il SdI recapita la fattura al ricevente (cessionario, committente) oppure ad un intermediario agente per suo conto. Il SdI, per il recapito della fattura, si può avvalere di:
- PEC;
- sistema “web service”;
- sistema di trasmissione dei dati basato su protocollo FTP.
Anche in questo caso, le ultime due modalità necessitano di un preventivo accreditamento. Una volta recapitata la fattura, il SdI invia al trasmittente una “ricevuta di consegna”, che contiene anche l’informazione della data di ricezione da parte del destinatario.
Indirizzo telematico
Per agevolare il processo di recapito, il cessionario/committente può, tramite un apposito servizio di registrazione, scegliere preventivamente “l’indirizzo telematico” a cui ricevere tutti i file delle fatture. In tal caso:
- se ha comunicato all’emittente il proprio codice destinatario, l’emittente dovrà inserirlo nel campo “Codice Destinatario” della fattura elettronica;
- se ha comunicato all’emittente il proprio indirizzo PEC, l’emittente dovrà inserirla nel campo “PEC Destinatario” e compilare il campo “Codice Destinatario” con il codice convenzionale 0000000;
- se non ha comunicato né il codice destinatario né la PEC, l’emittente utilizza il codice convenzionale 0000000.
Mancato recapito
Se il recapito non fosse possibile (Codice Destinatario non valido, casella PEC piena oppure mancata comunicazione sia della PEC che del Codice Destinatario), il SdI mette a disposizione del ricevente l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, dandone comunicazione all’emittente tramite una “ricevuta di impossibilità di recapito”. Sarà poi l’emittente a dover segnalare al ricevente che la fattura è disponibile nell’area riservata.
In questo caso, la data di ricezione della fattura da parte del ricevente coincide con la data di presa visione sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Consumatore finale e soggetto semplificato
Se il ricevente è un consumatore finale, un soggetto in regime di vantaggio o in regime forfettario ovvero un produttore agricolo, l’emittente dovrà compilare il “Codice Destinatario” con il codice convenzionale 0000000 ed indicare il codice fiscale del committente. Anche in questo caso, la fattura gli verrà resa disponibile nella propria area riservata del sito web dell’Agenzia e l’emittente deve darne comunicazione. Se si tratta di consumatore finale, l’emittente deve, inoltre, consegnargli direttamente una copia informatica o analogica della fattura elettronica.
In questo caso, la data di ricezione della fattura coincide con la data di messa a disposizione della stessa sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Note di variazione
Le regole di fattura elettronica tornano applicabili anche con riferimento ad eventuali note di variazione in aumento (cd. note di debito) o in diminuzione (cd. note di credito).
Autofattura di regolarizzazione
Nel caso di mancato ricevimento della fattura entro 4 mesi dall’effettuazione dell’operazione o in caso di ricevimento di una fattura irregolare, il committente trasmette l’autofattura al SdI indicandola nell’apposito campo “Tipo Documento”.
Conservazione
Per la conservazione delle fatture elettroniche è possibile utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, aderendo ad un preventivo accordo di servizio. L’Agenzia delle Entrate ha recentemente chiarito che è possibile conservare le fatture in formato PDF (in luogo dell’XML).
Operazioni transfrontaliere
La Legge di Bilancio ha previsto che i soggetti passivi trasmettano i relativi dati con cadenza mensile. Tuttavia, è opportuno distinguere due casi:
- le fatture emesse verso soggetti esteri possono essere trasformate in fatture elettroniche ed inviate al SdI compilando il “Codice Destinatario” con il codice convenzionale “XXXXXXX”. In tal modo la comunicazione mensile si ha per effettuata;
- per le fatture ricevute dall’estero, invece, rimane l’obbligo della trasmissione dei dati delle operazioni entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di riferimento, attraverso il SdI e non più mediante spesometro.
Specifiche tecniche integrate il 5 giugno
Ulteriori precisazioni sono state fornite dall’aggiornamento del 5 giugno alle Specifiche tecniche allegate al Provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018. In particolare, è precisato che:
- il nome dei file fattura e dei file dati fattura può contenere identificativi di soggetti diversi dal trasmittente;
- la singola fattura non deve superare la dimensione massima di 5MB;
- il SDI, se non riesce a consegnare una ricevuta per indisponibilità del canale del trasmittente, effettua fino ad un massimo di 6 nuovi tentativi di trasmissione, uno ogni 12 ore.
